OpenKM forma parte de los software de gestión. Un software de gestión es un programa que facilita la realización de tareas administrativas. OpenKM es un sistema de gestión documental que permite gestionar el contenido empresarial y el flujo de trabajo de una forma más eficiente. Los gestores documentales le garantizan la protección de datos al establecer la seguridad de la información del contenido empresarial.

OpenKM es una solución de gestión que permite a las empresas controlar la creación, almacenamiento, revisión y distribución de los documentos, incrementando la eficiencia en la capacidad de reutilizar la información; así como el control del flujo de los documentos.

OpenKM integra todo lo esencial para la gestión de los documentos, la colaboración entre usuarios y las funcionalidades de búsqueda avanzada, en una única solución fácil de usar. La aplicación incluye herramientas administrativas para definir los roles de los distintos usuarios, cuotas para cada usuario, seguridad a nivel de documento, un completo log de de actividad y la configuración de tareas automáticas.

OpenKM permite construir un repositorio con la información de la empresa, para facilitar la creación de conocimiento y mejorar la toma de decisiones en el negocio. Unificando los grupos de trabajo e incrementando la productividad en la empresa a través de prácticas compartidas, mejorar las relaciones con los clientes, obtener ciclos de ventas más rápidos, mejorar el tiempo de comercialización de sus productos y disponer de una mejor información para la toma de decisiones.

Con el sistema de gestión documental de OpenKM puede:

• Captura de documentos.
• Controlar la vida de los documentos.
• Recopilar información de cualquier fuente digital.
• Colaborar con sus colegas en documentos y proyectos.
• Permitir a las organizaciones aprovechar el conocimiento acumulado mediante la localización de documentos, expertos y fuentes de información.
• Controlar los flujos de documentos.
• Gestión del conocimiento.
• Control de versiones.
• Garantizar la seguridad de la información.

La gestión de registros es el campo del gobierno responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de registros. Los registros son información creada, recibida y mantenida como evidencia por una organización o persona para perseguir obligaciones legales o transacciones comerciales.

OpenKM Record Management ayuda a su organización al permitir procesos eficientes para capturar y mantener evidencia e información sobre actividades y transacciones empresariales en forma de registros.

En un escenario de administración de registros electrónicos, los registros se crean, reciben y utilizan en actividades empresariales. Para apoyar la realización de negocios, cumplir con el entorno regulatorio y proporcionar responsabilidad, las organizaciones deben crear y mantener registros auténticos, confiables y utilizables, y proteger la integridad de esos registros durante el tiempo que sea necesario.

Con la gestión de documentos empresariales de OpenKM, puede:

• Establecer la gestión del ciclo de vida.
• Establecer la gobernanza de la información.
• Administrar contenido.
• Establecer políticas y estándares.
• Asignar responsabilidades y autoridades.
• Diseñar, implementar y administrar sistemas especializados para la gestión de registros.

La gestión del conocimiento es un sistema de apoyo a la toma de decisiones que requiere la implementación de un modelo que se relacione con los procesos de aprendizaje a veces basados en el aprendizaje automático y la captura y transferencia de conocimientos con actividades cotidianas (proceso de intercambio de conocimientos).

Los sistemas de gestión de contenidos - ECM software - están dirigidos principalmente a gestionar el ciclo de vida de la información desde la publicación o creación inicial hasta el archivo - almacenamiento de datos - y, finalmente, la eliminación. OpenKM le ayuda a optimizar la calidad y la coherencia de sus procesos, automatizar las directrices y ayudar a su organización en la administración de sus resultados (administración de la información). Algunas formas en que Enterprise Content Management ayuda a:

Enterprise Content Management - ecM software - es un término que combina administración de documentos, administración de registros, búsqueda, colaboración, flujos de trabajo, captura de datos, transformación digital, firma electrónica, procesamiento de formularios, digitalización y gestión de activos digitales (DAM); esto incluye mecanismos o herramientas para la colaboración y la gestión de procesos de negocio a través de soluciones de flujo de trabajo o BPM.

Los sistemas de gestión de contenidos - ECM software - están dirigidos principalmente a gestionar el ciclo de vida de la información desde la publicación o creación inicial hasta el archivo - almacenamiento de datos - y, finalmente, la eliminación. OpenKM le ayuda a optimizar la calidad y la coherencia de sus procesos, automatizar las directrices y ayudar a su organización en la administración de sus resultados (administración de la información).

Algunas formas en que Enterprise Content Management ayuda a: